E-fatura, işletmelerin satış ve alış işlemleri için elektronik olarak oluşturulan, gönderilen ve saklanan resmi bir belgedir. Kağıt fatura yerine dijital formatta kullanılır. Türkiye'de e-fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından düzenlenen ve yasal olarak geçerli bir belgedir.

E-arşiv fatura, Türkiye'de kağıt fatura kullanma zorunluluğu olmayan işletmelerin dijital olarak oluşturup saklayabileceği bir elektronik belgedir. E-fatura gibi yasal bir değeri vardır, ancak kağıt fatura basma ve gönderme yükümlülüğüne tabi değildir. E-arşiv fatura, işletmelerin kağıt fatura maliyetlerini azaltmalarına ve dijital ortamda fatura işlemlerini yürütmelerine olanak tanır.

E-fatura, işletmelere maliyet tasarrufu, iş süreçlerinin hızlandırılması ve çevre dostu bir yaklaşım sunarak çeşitli avantajlar sunar. Çevre Dostu: Kağıt kullanımını azaltarak çevre üzerinde olumlu etki yapar. Maliyet Tasarrufu: Kağıt, baskı ve posta masraflarını minimize eder. Hız ve Verimlilik: Belgeler hızlıca oluşturulur, gönderilir ve saklanır, iş süreçleri hızlanır. Doğruluk: Otomatik veri girişi hatalarını minimize eder. Kolay Erişim: Elektronik ortamda saklanır ve kolayca erişilebilir. Yasal Uyumluluk: Türkiye'de yasal olarak geçerlidir, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanır. Depolama Kolaylığı: Fiziksel arşiv ihtiyacını azaltır. İş Sürekliliği: Belgelerin kaybolma veya hasar görme riski yoktur. Kimlik Doğrulama: Kimlik doğrulama ve güvenlik önlemleri ile korunur. Daha İyi Raporlama: Verilerin analizi ve raporlama için elverişlidir.

Herhangi bir ciro ya da fatura miktar sınırlaması olmaksızın isteyen firma dilediği zaman E-Faturaya geçebilir. İki tür E-Fatura kullanıcısı vardır; Birinci tür kullanıcılar zorunluluk kapsamında E-Faturaya geçiş yapan kullanıcılar. Eğer siz de devlet tarafından açıklanan yıllık ciro limitini aştıysanız, zorunlu E-Fatura mükellefi olursunuz ve takip eden sene başı itibariyle E-Faturaya geçişinizi tamamlamanız gerekmektedir. İkinci tür ise gönüllü E-Fatura kullanıcısıdır. Özellikle E-Ticaret yapan, kargo ile fatura gönderen, yeni iş kurup fatura ve kâğıt masrafından tasarruf etmek isteyen, arşivleme, operasyonel iş gücünü azaltmak isteyen ve profesyonellik kazanmak isteyen işletmeler sağladığı avantajlardan dolayı E-Faturayı tercih eden tüm firmalar E-Faturaya geçiş yapabilir.

Türkiye'de e-fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirli kriterlere göre belirlenen işletmeler için zorunlu hale getirilmiştir. 2010 yılından itibaren elektronik fatura sistemini kullanmak, yüksek ciroya ve farklı iş kollarına sahip işletmeler için bir zorunluluktur. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yapılan düzenlemelerle belirlenen ciroyu aşan işletmeler e-fatura kullanmak zorundadır. Bu, iş süreçlerini dijitalleştirmeyi ve belgeleme yöntemlerini modernize etmeyi amaçlayan bir yasal düzenlemedir.

E-Fatura sadece E-Faturaya geçmiş mükelleflere gönderilir. E-Arşiv Fatura, E-Fatura geçmeyen tüm kurumlara ve bireylere gönderilir. E-Fatura GİB üzerinden muhatabına E-Fatura kapalı devre sistem üzerinden ulaştırılır, Gönderici ve alıcı bu sistem üzerinden kullanıcılarıyla işlem yapabilirler, dolayısıyla GİB anında haberdar olur, iptal edilemez, ancak muhatap ret ya da iade yapabilir. E-Arşiv Fatura muhatabına mail ya da SMS ile ulaştırılır, GİB’e bir sonraki gün saat 24:00' de kadar raporlanır.

Vergi Kimlik Numarası (T.C. Kimlik Numarası veya Vergi Numarası): İşletmenin resmi kimlik bilgileri. İşletme Bilgileri: İşletmenin adı, unvanı, adresi ve iletişim bilgileri. Yetkilendirilmiş İmza Beyannamesi: İşletmenin yetkilendirdiği kişinin veya kişilerin e-fatura düzenlemek için yetkilendirildiğini belirten beyanname. E-İmza veya Mali Mühür: E-faturaları güvence altına almak için kullanılan dijital imza veya mali mühür. E-Fatura Sistemi için Başvuru Formu: İşletmenin e-fatura kullanımına başlamak için başvuru formu. Vergi Dairesi İle İlgili Belgeler: İşletmenin vergi dairesi kayıtları ve gerekli vergi beyannameleri. Ticaret Sicil Gazetesi: İşletmenin ticaret siciline kayıt belgesi. İşletmenin KDV ve Diğer Vergi Bilgileri: KDV oranları, beyanname bilgileri ve diğer vergiye ilişkin belgeler. İşletmenin Faaliyet Alanı ve Ticari Sicil Bilgileri: İşletmenin faaliyet gösterdiği sektör ve ticaret sicili bilgileri. İşletmenin Banka Bilgileri: E-fatura ile ilgili ödemelerin yapılacağı banka hesapları.